設計公司的數位管理-1：你還在觀望嗎 ???
為何室內設計師對於數位工具導入感到卻步?
台灣有17,000家以上合法登記室內設計公司(2025/08)，產業數位化程度相對其他產業偏低，這是一個很實際也很普遍的現象，室內設計產業大多數才3~5個員工，設計師通常身兼數職，自己當老闆也是員工，當遇到管理面的問題例如報錯價、溝通不良、文件丟失、工程管理時程延宕等等，偶爾會想要看看有沒有一些好工具來輔助管理，但實際上卻對於數位工具的導入停留在觀望的階段。
室內設計師對數位工具導入卻步，想做又持續觀望，根本原因是 「心態上覺得浪費時間」 、 「溝通與協作流程多變」與「缺乏迫切感與執行能力」，歸納其主因大致上可以分為幾個面向：
1. 心態與習慣面
- 偏好直覺工具：設計師是右腦動物，藝術家性格強烈，習慣用紙筆、手繪或簡單的 Excel/Line 溝通，數位化流程會被覺得繁瑣。
- 對學習成本的抗拒：覺得「學這些工具花的時間不如花在設計上」，花時間在文件、管理、流程的工具使用上認為不划算也不情願，尤其是員工心態。
- 不安全感：擔心操作錯誤導致資料遺失，多一事不如少一事，或覺得「如果不會用，又顯得自己不專業」。
- 對數位工具的天生反骨性格：總覺得不好用、不方便，老是用消極抵抗的態度面對。
2. 工作流程與設計產業特性
- 流程客製化：室內設計案往往案型不同、各公司的流程與做法常有不同，不容易用完全一致與標準化工具去套用。
- 專案協作需求複雜：需要同時處理設計圖、材料、預算、工班、業主需求，個別工具很多，但是如果沒有整合性，反而造成多頭管理。
- 設計 vs 管理的矛盾：設計師通常重視「美學、創意」多於「流程控管」，會覺得導入工具太偏管理導向。
3. 工具本身的門檻
- 缺乏針對設計產業的簡易模板：像 Notion、Trello 、Asana雖然彈性高，但一開始是空白，需要自己設計結構，從零開始，對設計師來說其實「不知道怎麼開始」。
- 資訊過多、過於複雜：介面選項太多，讓人覺得像進入一個龐大系統而不是輔助工具，大多數設計師不會想學。
- 缺乏引導與紀律：沒有種子成員帶頭，也沒有強力要求，導入後很容易中途放棄。
4. 文化與迫切感低
- 員工/工班不想配合：即使公司內部導入了工具，但下游工班或客戶仍用 Line、電話或甚至報價都是一張簡單的紙或口頭報價，造成多軌溝通。
- 老闆 vs 員工期望差異：老闆希望提高效率、成本控管，但設計師與助理覺得增加額外負擔，老闆跟員工執行起來都缺乏紀律。
- 無迫切感，沒有立即成效：以前都這樣也活得很好，不做不會怎樣吧! 而且做了也不會馬上賺錢，導入初期可能效率更低，若缺乏耐心，很容易被放棄。
- 沒有危機意識：小公司每天只要幾個案子就可以養活，忙的時候只想全心投入專案，趕緊解決眼前的麻煩，儘快結案收款，沒案子的時候只想要怎麼曝光做廣告，無心考慮管理面的問題，更不用提數位化這件事。
數位化管理是趨勢，但~~遲遲不做會怎樣嗎?
其實如果這個問題是十幾年前問，我的答案是 – 不會麼樣 ! 但經過這些年機、網路通訊、社群平台、雲端、AI等新科技與應用的普及化之後，數位化管理就變成了設計公司非做不可的關鍵任務，不做一定會出事~~
以上面的圖例來簡單做個說明，觀察市面上公司規模超過5人以上的設計公司，雖然已經有很多逐步導入數位工具，會在設計與行銷部分用到一些數位工具或平台，再往上走很大一部分就僅止於作業與管理面簡單的數位工具而已，例如用NAS或雲端硬碟存放歸檔資料、Google Calendar管理行程、Excel編寫施工排程、Google表單填寫客戶需求、Line群組做為溝通平台等等，這些基本上的特性是：
- 大部分免費(除了NAS或雲端以外)
- 簡單易上手，無學習曲線
- 普及率高，無須再安裝或導入
- 無協作能力(部分設計師也認為沒有立即性的必要)
- 無流程化需求(小型設計公司無流程考量)
- 資料安全性、可管理性、可整合性、可分析能力差(小公司無心考慮這些需求)
設計公司如果有成長的思維與企圖心，光靠設計是不足的，再往上發展就必須思考透過管理打造品牌知名度，再透過數位化驅動業績成長，要正視平常看似瑣碎但卻都是眉眉角角的管理領域，例如管理流程如何數位化、團隊協作與專案管理能力的提升、透過工具實現標準化與自動化(例如報價檢核、施工排程、報表生成等)、客戶資料與關係管理、AI與甚至考慮導入類似ERP的管理平台以提升整體經營績效。
設計公司老闆必須要很嚴肅思考這個問題，如果遲遲不導入數位工具，短期看似沒有影響，但長期很容易帶來以下結構性的問題：
1. 營運效率無法提升 – 明明知道問題，重複發生卻無法改善
- 專案進度靠 Line、電話、紙本追蹤，容易遺漏或重複溝通。
- 設計圖、材料清單、預算表散落各處，找資料花大量時間。
- 專案越多，管理越混亂，最終會形成「靠人撐、靠記憶運作」。
- 公司都靠老闆在撐，三催四請員工才會配合，難自動形成戰力。
2. 專案品質不穩定 – 品質不好，買廣告也沒啥用，無法建立品牌價值
- 沒有統一的版本控管，導致業主/工班拿到錯誤的圖面或資訊。
- 工期延誤、材料出錯頻繁發生，客戶滿意度降低。
- 新人加入需要靠「老鳥口傳」，檔案只是放在NAS上，知識無法沉澱。
3. 管理成本提高 – 隱藏成本必定吃掉毛利(~以人工成本增加10%+浪費5%來估算，隱藏成本可佔到預估毛利的三成，甚至更高)
- 老闆或專案主管必須花大量時間「追進度」、「打電話確認」，而不是做決策。
- 專案狀態缺乏即時透明，常常要開很多電話或Line訊息確認現況。
- 無法即時掌握預算與支出、工期排程、無效溝通造成重工或發生成本超支。
4. 競爭力落後 – 資訊發達的社會，資訊落差縮小，有比較有傷害 !
- 競爭對已經導入數位管理，能更快完成專案、更透明與客戶溝通，會贏得市場。
- 客戶會逐漸偏好「能即時分享進度、提供透明資訊」的公司。
- 在招募人才時，年輕設計師更傾向加入流程現代化的公司。
5. 案源難增加，成長受限 – 競爭力差是必然結果 (~假設以品牌價值+競爭優勢產出10%的複合年成長率來看，估計第三年就影響20%以上的業績/案源)
- 公司無法承接更多案子，因為流程不穩定會造成風險。
- 最終會停留在「小型規模」，無法往中大型設計公司或跨區域發展。
不管設計公司現在處於哪個階段，管理與數位化是勢在必行的任務，尤其很多設計師出來創業，一定要有企業家的管理思維，不能只是設計師。遲遲不導入數位工具，等於是把公司的效率與未來競爭力鎖死在「人工經驗」上。短期內可能還能靠老闆個人能力解決，但一旦 案量增加、人才流動、競爭加劇，公司就會很難跟上市場。
設計公司必須要馬上開始行動，找到合適的路徑，「先小後大、先簡後繁」，以「解決痛點」為起點，內部也要培養數位化文化，但絕對不是一口氣把所有管理流程數位化，不切實際也不可行。
下篇文章我們會探討設計公司的起手式，到底數位化管理該怎麼做?
本文由林義評整理撰寫，天禧資訊共同創辦人，長期協助各產業數位轉型，擅長雲端與AI科技領域的應用，曾擔台灣微軟事業群總經理、台灣花旗銀行資訊長、台灣優利系統總經理、IBM大中華區資深協理等要職。
