設計公司的數位管理-2：該怎麼做?

設計公司要做數位管理，該怎麼做?

看這篇文章，前提是設計師或設計公司認同數位管理的重要性與必要性，已經決定要導入但只是缺乏足夠的知識、技能或信心；如果還在猶豫該不該導入，建議請先參閱前篇 「設計公司為何還不導入數位管理工具」文章，先建立數位管理的認同感與決心，才會考慮後續如何導入的問題。

如果你是一位有經驗的設計師或負責人，首先回想一下公司曾經遇到的種種管理面的問題，下面這些問題是否是曾相識? 那些是不時就會發生或曾經重複發生的事? 這些事是否影響了公司的整體形象、營運效率、營收或毛利?

• 業績遇到瓶頸，案源不穩，每年/每季的進案量差異很大，不安全感很高
• 完工卻收不到錢，業主嫌東嫌西，客戶體驗差~~
• 跟工班講過好幾次，就是忘記，無效超無力
• 資料找不到，版本不一致，明明就改了怎麼還是按照舊版本施工???
• Line群組上面都有，就是不認~
• 報錯價、出錯圖、弄錯料，做到虧錢，做辛酸的#$!
• 設計師才開始有點默契就離職了，留不住人，新人又難找，素質也參差不齊
• 人家都說AI很厲害，到底怎麼應用在設計與管理上??

要知道，上面這些問題也衍生出很多溝通障礙、資訊落差、信賴感低與合約糾紛的情況發生，根據統計每年近 2 千件室內裝修糾紛(Yahoo奇摩新聞)， 這十年來也有上萬件「裝修蟑螂」橫行(聯合新聞網)！

過去十年裝修糾紛申訴超過 1.3 萬件；很多所謂「裝修業者」收錢後短暫進場施工，然後逃逸或變更條件，導致消費者無從求償，裝修糾紛數量居高不下，涉及報價不清、工程品質差、完成時間延誤、變更未事先溝通等，消費者常常得陷於協調與訴訟的冗長程序。

這些長期龐大的問題歸咎於幾個最重要的兩個基礎 – 「建立消費者信任機制」與「導入管理制度與標準流程」，這兩件事情都需藉由數位化管理來達成

先要有管理思維，再考慮數位化

「設計」核心基礎 + 「管理」創造品質 è 打造品牌價值
「設計」核心基礎 + 「管理」創造品質 +「 數位」提升價值 è 建立成長優勢

該怎麼做？如果你是設計總監或負責人，這裡有幾個重要的基本觀念得先建立起來，然後再談數位管理導入的場景與步驟，基本上邏輯是這樣：

1. 不要嫌麻煩!!! 除了設計也要多花點時間在管理上：提升交付品質與客戶信任
   • 現況：設計案常有工期延宕、工班協調不良、變更成本失控。
     • 建立標準化的專案流程 (SOP)，例如審核 è 排程 è 品管 è 驗收。
     • 導入專案管理工具（如GoBridge、Trello、Asana）提升專業協作與透明度。
     • 要求團隊落實管理工作，每天10-30分鐘紀錄、更新、追蹤、回應、提醒…
   • 效果：工期準確率目標提升20%、減少糾紛，提升客戶滿意度與推薦率。
2. 至少要有基本(簡易)的財務會計制度：穩定現金流與營收成長
   • 現況：許多公司沒有嚴謹的應收應付款機制，容易因客戶拖款導致現金流斷裂。
     • 確實執行階段付款制度（簽約金、設計完成金、開工金、驗收尾款）。
     • 從專案中學到經驗! 要有成本分析與毛利監控，避免報價低於成本或被隱含成本吃掉毛利。
     • 效果：毛利率提升與穩定(保持在20%以上)，公司才有能力投資人才與品牌。
3. 要不斷面試找人才，有基本組織管理制度：擴張與品牌化的基礎
   • 現況：多是「設計師創業 → 老闆身兼業務＋設計＋監工」，難以規模化。
     • 持續尋找專業人才，培養管理層，公司不能只依賴老闆個人能力。
     • 建立明確職務分工（設計、業務、工程監造、行政）。
     • 設立人才培養與吸引留任制度，減少高流動率。
   • 效果：公司可以從 3 人團隊 → 10 人以上組織，逐步承接更大案量。

4. 強迫推動數位化管理流程 → 提升專業化水準
   • 現況：設計資料零散，修改紀錄缺乏系統，難以分析案型與利潤結構。
     • 善用AI，評估導入BIM，提升客戶溝通效率。
     • 建立公司專案管理流程與客戶資料庫（例如GoBridge）。
     • 追蹤客戶來源、需求與互動歷程，建立設計裝修數位履歷 (例如GoBridge)。
   • 效果：客戶決策明確快速、轉單率提升20%，形成知識資產，長期競爭力增強。
5. 先變專業，再塑造品牌，然後再推行銷 → 提升案源穩定性
   • 現況：多數案源來自人脈或介紹，缺乏長期穩定的行銷管道。
     • 找出專業定位與品質管理模式
     • 品牌定位與視覺識別（讓市場清楚認知你的風格與價值）。
     • 使用社群媒體與作品行銷（IG、FB、YouTube、案例影片）。
     • 投入口碑管理（Google 評價、合作平台、設計展覽）。
   • 效果：累積實力與口碑，案源多元穩定，降低對人脈的依賴，提升營收成長率。
6. 整合你的上下游廠商與夥伴 → 降低成本與提升效率
   • 現況：工班素質參差不齊、建材供應價格浮動，常造成工程延誤或成本超支。
     • 建立穩定的工班合作網絡（長期合作合約）。
     • 發展標準建材／家具供應鏈，廠商策略結盟。
   • 效果：成本下降目標10%、施工品質一致性提升，能處理更多案量。

數位化管理的導入參考步驟，你該這樣做 –

1. 導入前準備：以解決問題(場景)為主發，排出導入的優先順序

• 明確定義導入目的（例：縮短工期延誤、控管材料成本、減少溝通落差）
• 盤點現有工作流程（設計→預算→發包→施工→驗收）
• 找出最痛點的環節（例：工期追蹤、業主變更紀錄、設計圖版本混亂）
• 指派 內部專案負責人/種子成員，專職推動

2. 工具選擇與設計：整體思考，勿以多個工具分別處理不同問題

• 工具需符合設計公司的特性（靈活、能支援圖片/圖面/檔案協作）
• 是否支援多平台（桌機、平板、手機、現場即時更新）
• 提供 現成模板或專案範本，降低自建系統的難度
• 確認與常用工具（AutoCAD、SketchUp、圖檔、PDF、Excel、Line）能否整合或搭配

3. 小規模試點：建議一個好的範例，逐步優化

• 先選擇 1–2 個專案試行，不要全面上線，優化步驟與流程
• 只導入 1–2 個關鍵模組（例如工期表、材料採購追蹤），避免一次太多功能
• 蒐集設計師、助理、工班回饋，調整流程

4. 培訓與文化建立：一定要有激勵或政策支持

• 提供 簡單易懂的操作手冊 或內部 SOP
• 安排 短期培訓課程（30–60 分鐘為佳）
• 鼓勵從 日常工作切入（例如：現場拍照上傳到 Notion/GoBridge）
• 管理層支持：老闆或主管要以身作則，示範使用

5. 追蹤與優化

• 設定 短期可見 KPI（如：圖面修改溝通時間縮短 20%）
• 定期檢視工具使用率與專案成果
• 收集員工痛點，持續優化模板或流程
• 避免「功能越來越複雜」→ 保持簡單、直覺

6. 長期成功要素

• 工具融入日常，而非額外負擔
• 建立 知識資料庫（材料庫、設計案例、常用合約範本）
• 把 專案管理文化 與 設計專業並重，不再只靠個人經驗或習慣
• 有專責人員持續維護（避免荒廢，或外包或選擇雲端系統）

如同上一篇文章提到的，小公司其實資源與時間人力都有限，最好是把最重要最優先處裡的問題或流程給解決了， 「先小後大、先簡後繁」，以「解決痛點」為起點，然後再逐步培養數位化的普及，而不是一口氣把所有流程數位化做完。

下一篇我將把設計公司可能可以用到的工具整理出來，讓設計師快速瞭解這些工具平台的優劣與如何選擇工具。

本文由林義評整理撰寫，天禧資訊共同創辦人，長期協助各產業數位轉型，擅長雲端與AI科技領域的應用，曾擔台灣微軟事業群總經理、台灣花旗銀行資訊長、台灣優利系統總經理、IBM大中華區資深協理等要職。